Bien préparer vos dossiers pour votre comptable est indispensable.
Votre comptable y gagnera en temps et vous, en honoraires comptables.
Tout d’abord, vos documents doivent être classés par ordre chronologique et par type d’opération (factures d’achats/factures de ventes/extraits bancaires).
Assurez-vous également que chaque facture comporte toutes les mentions obligatoires.
Vous pouvez pour cela consulter notre article Établissez vos factures en toute légalité | Le Cabinet Fiduciaire .
Il est ensuite important de faciliter la tâche de votre comptable en respectant les points suivants :
Numérotation et classement:
Donnez un numéro unique à chacune de vos factures émises et classez-les de manière logique (par exemple, par ordre chronologique)
Créez un système de classement pour tous vos documents financiers (factures d’achat et de vente, relevés bancaires, etc.). Vous pouvez les organiser par date et par type de document.
Mentions obligatoires:
Vérifiez que chaque facture contient toutes les mentions obligatoires telles que:
- la date d’émission
- le numéro de facture
- les coordonnées du vendeur et de l’acheteur
- la description des biens ou services
- les montants HT et TTC et le taux de TVA
Établissez vos factures en toute légalité | Le Cabinet Fiduciaire
Copies et archivage:
Conservez une copie de chaque facture et assurez-vous qu’elles sont bien protégées pour éviter toute perte ou détérioration.
Logiciel de facturation:
Si vous utilisez un logiciel de facturation, vérifiez que votre comptable peut y avoir accès, ou exportez les factures dans un format compatible.
Rapprochement bancaire:
Effectuez régulièrement des rapprochements bancaires pour éviter l’accumulation d’écarts et facilitez la clôture de votre exercice comptable. Assurez-vous de tenir vos livres comptables à jour. Enregistrez toutes les transactions dès qu’elles se produisent pour éviter les oublis.
Communication avec le comptable:
N’hésitez pas à communiquer régulièrement avec votre comptable pour clarifier toute question ou point particulier.
Planifiez des réunions régulières avec votre comptable pour discuter de la situation financière de votre entreprise et pour vous assurer que tout est en ordre.
En suivant ces conseils, vous faciliterez le travail de votre comptable et vous assurerez que votre comptabilité est tenue de manière rigoureuse et efficace.
Organiser sa comptabilité pour un comptable au Luxembourg nécessite de suivre quelques étapes clés afin de garantir une gestion efficace et conforme aux réglementations locales. Voici quelques conseils pour vous aider :
Utile… pour bien preparer vos dossiers pour votre expert comptable
S’informer sur les périodes fiscales et de dépôts obligatoires : Familiarisez-vous avec les obligations fiscales au Luxembourg et assurez-vous d’avoir bien transmi toutes vos pièces à votre comptable dans les délais impartis. Votre comptable vous le rappellera certainement mais se familiariser en amont évitera tout discussion sur les délais surtout en période de dépôts.
La transmission de vos documents, également un point important:
Plateformes de partage sécurisées :
Les fiduciaires utilisent des plateformes spécialement conçues pour le partage de documents comptables, garantissant la sécurité et la confidentialité des informations.
Application mobile :
Certaines applications de comptabilité offrent des fonctionnalités permettant de prendre des photos de vos documents et de les transmettre directement à votre comptable.
Il est important d’en discuter avec votre comptable qui a certainement déjà prévu cette dématérialisation.
Par voie électronique
Email : Vous pouvez envoyer vos documents par email, en veillant à ce qu’ils soient bien organisés et, si nécessaire, en les compressant dans un fichier ZIP.
Services de stockage en ligne: Utilisez des plateformes comme Google Drive, Dropbox ou OneDrive. Vous pouvez y télécharger vos documents et partager le lien d’accès avec votre comptable.
Logiciels de comptabilité : Si vous utilisez un logiciel de comptabilité en ligne, vérifiez s’il permet de partager directement les documents avec votre comptable.
Remise en main propre :
Si votre comptable est local, vous pouvez convenir d’un rendez-vous pour lui remettre vos documents en main propre. Cela permet également de discuter des documents et de poser des questions, mais dans ce cas, les documents devront être scannés et archivés, ceci risque d’être plus onéreux.
Avant de choisir une méthode, il est important de discuter avec votre comptable. Vous connaîtrez ses préférences et vous vous assurez que la transmission des documents respecte les exigences de sécurité et de confidentialité.
Enfin, à savoir et respecter pour bien preparer vos dossiers pour votre expert comptable:
Afin de respecter les délais de dépôts de vos comptes ou déclarations de TVA, votre comptable a besoin de temps.
Il doit recueillir et traiter vos documents, les analyser, vous demander d’autres informations ou documents manquants…
Transmettre toutes vos pièces comptables les jours de deadline à votre comptable ne vous évitera pas une amende pour non-dépôt, pensez-y !
Il est impératif de transmettre de manière régulière vos dossiers comptables à votre Cabinet.
Pour conclure, en suivant ces étapes, vos dossiers seront prêts pour votre comptable, votre collaboration sera facilitée et vous assurez une gestion saine de vos finances.